Ruídos de comunicação empresarial: veja o que são e como evitar!
Os ruídos de comunicação empresarial são efeitos de procedimentos e práticas que impedem a perfeita transmissão de uma mensagem. Dados inconsistentes, armazenados com erros, por exemplo, geram relatórios confusos, que comprometem análise de informações e a comunicação.
Do mesmo modo, textos mal escritos dificultam a compreensão de mensagens, semelhante ao que ocorre, por exemplo, com um ruído em uma linha telefônica, que impede a compreensão das palavras.
O prejuízo com essas falhas atinge o relacionamento com os clientes, as vendas, a construção da marca e os procedimentos operacionais, pois essas falhas dificultam até mesmo a sinergia da equipe. Para evitá-los, você precisa adotar algumas medidas simples e contínuas. Confira as mais importantes que separamos para você!
Como evitar os ruídos de comunicação empresarial
As técnicas de comunicação são estudadas desde os tempos antigos, mas ainda causam problemas em praticamente todas as organizações. O importante é, portanto, que você conheça as deficiências do seu negócio nesse aspecto e atue continuamente para eliminar os ruídos e manter um atendimento humanizado.
Desse ponto de vista, não basta adotar as medidas abaixo durante um período e depois esquecer o problema. Essa é uma questão que merece atenção o tempo todo.
Use os meios adequados
O improviso é inimigo de boas práticas de gestão em qualquer área — não é diferente com a comunicação. Se a empresa não tem a estrutura adequada para que ela flua adequadamente, todo o processo será prejudicado.
Para esclarecer esse ponto, voltemos ao exemplo do telefone. Se a linha ou aparelho tem algum problema que deixa o som baixo ou cria ruídos que dificultem a compreensão das palavras, a interpretação do que foi dito pode não corresponder ao que foi comunicado.
Do mesmo modo, um canal de comunicação, como o sistema de e-mail, um aplicativo, um formulário e assim por diante, precisa funcionar perfeitamente. Do contrário, você terá problemas de compreensão da mensagem.
Identifique os gargalos
O que garante o bom fluxo de comunicação é a medida ideal de informação. Se os seus canais limitam a quantidade de dados, dificultando acesso a detalhes importantes para tomada de decisão e troca de informações, essa relação fica prejudicada.
De outro lado, se circulam muitos dados que você não precisa, fica mais difícil compreender o conteúdo. Afinal, é preciso se livrar da informação excedente antes de aproveitar o que você deseja acessar.
Por isso, é importante pensar no processo de comunicação de um modo sistêmico. Desse ponto de vista, procure identificar os seus principais gargalos de comunicação, que podem ser deficiências técnicas da equipe, uso de equipamentos obsoletos ou canais desestruturados, por exemplo. Com base neste levantamento, você poderá definir suas prioridades de correção e trabalhar para melhorar a sua comunicação.
Treine a equipe
A comunicação é uma arte complexa, que demanda conhecimento técnico. Por isso, saber se expressar é um requisito importante para todo profissional. Contudo, muitos não estão adequadamente preparados ou têm dificuldades nesse campo.
Obviamente, essa deficiência é maior ou menor de acordo com a qualificação dos profissionais contratados. Mas, na maioria dos casos é preciso treiná-los. Só assim eles podem desenvolver a máxima capacidade de serem objetivos, diretos, claros e, ao mesmo tempo, capazes de transmitir a mensagem certa e de modo agradável.
Monitore o resultado
Para concluir, é importante que você monitore os seus resultados de comunicação. É preciso ficar atento com relação à comunicação empresarial e sua eficiência, buscando atingir objetivos concretos e eficiência em transmitir a mensagem da empresa para o seu público — com impacto direto na reputação da marca.
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