5 formas de promover a redução de custos nas empresas
Normalmente, a iniciativa de redução de custos nas empresas nos leva a pensar sobre corte de gastos. No entanto, o conceito está mais relacionado à otimização, ou seja, a fazer mais com menos.
Se a empresa passa por dificuldade e demite o gerente de atendimento, por exemplo, ela aumenta os custos, mesmo que diminua os gastos. Ou você conhece algo que saia mais caro do que um atendimento ruim?
Desse ponto de vista, relacionamos algumas das principais medidas que diminuem os custos nesse setor tão importante. Confira e aproveite as dicas para melhorar seus resultados!
1. Automatize processos
O melhor exemplo de que bons investimentos diminuem custos é a adoção da tecnologia. Ao aderir à automatização, por exemplo, você melhora o controle, pois o sistema armazena informações relevantes para que você monitore o processo de atendimento.
Contudo, nada é tão fácil de mensurar o retorno como a eliminação de trabalhos manuais. Isso porque podemos calcular exatamente o custo da hora de trabalho de cada colaborador.
Ao verificar quanto tempo é possível economizar com a automatização de cada tarefa, basta multiplicar o valor para saber quanto dinheiro foi economizado.
Além dessa mensuração objetiva e concreta, ainda existe o ganho obtido com o novo uso que pode ser dado ao tempo economizado. Qual? O aumento do foco no cliente! Isso significa mais negócios e, portanto, custos ainda menores.
2. Diminua o retrabalho
Outro aspecto que a tecnologia ajuda a melhorar é a diminuição do retrabalho, especialmente quando você usa sistemas e aplicações integradas. A integração evita, por exemplo, que um mesmo cliente precise ser cadastrado várias vezes, o que gera custos adicionais.
Outro aspecto é que, nesse momento de transição no qual estamos incorporando o movimento de Transformação Digital, a integração é um requisito estrutural para as empresas que desejam permanecer no mercado.
Feita essa observação, ainda falta mencionar que você também pode trabalhar para diminuir o retrabalho reduzindo a incidência de reclamações e erros.
Se os clientes tiverem os seus problemas resolvidos imediatamente e com agilidade, ficarão mais contentes e o atendimento não precisará ser refeito posteriormente.
3. Treine a equipe
É por isso que sua equipe precisa ser treinada periodicamente, tanto em técnicas de atendimento quanto na execução dos processos envolvidos.
A capacitação da equipe ajuda no aprimoramento da eficiência e, essencialmente, significa redução de custos. Afinal, tudo que funciona melhor sai mais barato!
4. Fidelize o cliente
Os custos de aquisição de clientes (CAC) são altos e superiores aos de manutenção. Ao investir em gestão do relacionamento e outras iniciativas de fidelização, os clientes ficam mais contentes e tendem a retornar.
Quanto mais vezes eles retornarem e quanto mais tempo permanecerem como compradores ativos, maior será a diluição do CAC.
5. Monitore sistematicamente
Contudo, essa fidelização também depende diretamente da melhora da eficiência, e esse é um trabalho que precisa ocorrer continuamente. Para aprimorar processos e tarefas, você deve começar com informação de qualidade, que permita encontrar os gargalos a serem corrigidos.
Por exemplo, não faz muito sentido você investir altos valores na atração de novos consumidores se, ao se dirigirem ao atendimento, eles precisarem aguardar muito tempo, pois vai converter um pequeno número deles.
Porém, é preciso monitorar a taxa de espera e outros indicadores de atendimento, ou você não terá todas as informações de que precisa para identificar o que merece sua atenção.
Assim, podemos concluir que a redução de custos nas empresas, especialmente no setor de atendimento, depende diretamente de sistemas de informação que forneçam subsídios para decidir as prioridades. Basicamente, esses dados ajudam a identificar onde agir para obter maior redução.
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